http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/RSS.ashxiPaper PagesThu, 10 Feb 2011 18:26:53 +0100http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=1http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=1Administrativ Styring _Lad digitaliseringen slå igennem2011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=2http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=22011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=3http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=3KMD vender op og ned på dine forestillinger KMD Opus er KMD’s bud på et åbent, sammenhængende og fleksibelt virksomhedssystem, der realiserer den offentlige forretnings målsætninger. Her kobles de åbne standarder fra erhvervslivets førende ERP-platform fra SAP, med KMD’s dybe indsigt i de kommunale forretningsgange – og skaber et fremadrettet, tværgående og effektivt it-system. Visionen for KMD Opus er at tilbyde en koncernløsning hvor alle IT-funktioner er samlet et sted og digitaliseringen er slået igennem i alle led af den kommunale virksomhed og har skabt et åbent, fleksibelt og sammenhængende system. Det betyder, at digital borgerservice, effektivisering, tværgående processer og decentral ledelse går op i en højere enhed og afspejles i en øget kvalitet i det offentlige servicetilbud og mere smidighed i de administrative arbejdsgange. KMD Opus er det første system af sin art til det offentlige marked og kan allerede nu understøtte den kommunale administration med Administrativ Styring, der omfatter fire fokusområder: Økonomi, Løn & Personale, Indkøb & Logistik og Projekt & Ressource. Der vil løbende komme nye områder til, så systemet til sidst vil kunne understøtte hele den kommunale virksomhed Filosofien i Administrativ Styring er at lade it-arkitekturen understøtte arbejdsgangene og dermed optimere arbejdsprocesserne i administrationen i kraft af et åbent og sammenhængende system. Det resulterer i en række fordele for organisationen, herunder overblik over processerne, bedre ledelsesinformation, effektive arbejdsgange og optimal brug af de knappe ressourcer. Administrativ Styring er bygget op som en sammenhængende løn- og økonomiløsning og bryder derfor med løn og økonomi som to særskilte områder. Det betyder, at løndata fremover automatisk også er økonomidata, hvilket giver kommunen endnu bedre forudsætninger for at styre økonomien. Administrativ Styring er således skabt til at frigøre administrativ kapacitet, effektivisere arbejdsgange og danne grundlag for bedre styring. Her i brochuren præsenterer vi de bagvedliggende tanker om effektiv administrativ styring af kommunen. Vi gennemgår hovedtrækkene i Administrativ Styring, fordele og nytteværdier, den organisatoriske arkitektur og KMD’s velafprøvede forretningsmodel på området. Det hele er krydret med to cases fra danske kommuner. God fornøjelse. 32011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=4http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=4Administrativ Styring viser vejen til effektivitet Med Administrativ Styring sikres en fælles og sammenhængende it-løsning, der understøtter alle vitale arbejdsprocesser i den administrative styring. Der opereres med ét samlet system, så der fx ikke skal bruges ressourcer på at vedligeholde basisoplysninger i flere enkeltstående løsninger. Samtidig medfører det fælles sammenhængende datagrundlag og arbejdsgangene i Administrativ Styring, at der etableres ”et fælles sprog” blandt brugerne i organisationen. Til fulde er det muligt at udnytte medarbejdernes kompetencer og de digitale værktøjer. Langt hen af vejen er digitale arbejdsprocesser det styrende element i løsningen og eventuelle manuelle processer erstattes af digitale processer. I kraft af dette bliver de administrative arbejdsgange gjort mere effektive. På basis af én og samme registrering kan Administrativ Styring understøtte en række forskellige regnskabsformer i de danske kommuner, uanset om det er udgifts-, virksomheds- eller omkostningsregnskabet. Løsningen understøtter også en række styringsmodeller som fx mål- og rammestyring og ABC-styring. Administrativ Styring kan derfor være med til at give kommunen et detaljeret indblik i, hvor effektivt ressourcerne bruges gennem ”prissætning” af aktiviteterne. På denne måde kan kommunen lære sine nøjagtige ydelsesomkostninger at kende, og derved bruge systemet til at skabe et samlet ledelsesmæssigt beslutningsgrundlag. De reelle og præcise omkostninger bliver kortlagt og i forlængelse heraf kan eventuelle konkrete besparelser, prioriteter og forbedringsområder udpeges. Administrativ Styring er baseret på SAP’s ERP-platform, som er en af verdens førende it-virksomheder inden for back-office markedet. Systemet tager afsæt i en velafprøvet, anerkendt og driftssikker basisteknologi, der bliver tilpasset specifikke it-udfordringer i den kommunale virksomhed. Administrativ Styring _er en del af det samlede virksomhedssystem KMD Opus _bygger på en SAP ERP-platform _er en samlet løn- og økonomiløsning _er baseret på ét sammenhængende fælles datagrundlag, der danner basis for et samlet beslutningsgrundlag _gør det muligt at digitalisere manuelle arbejdsgange _har rollebaseret indgang, så brugerne kun har én indgang til relevante data med en enkel brugergrænseflade _ har datasikkerhed hvor brugeren kun har adgang til de data, som den enkelte er autoriseret til _er et åbent system, der kan integreres med andre systemer og programmer Ingen it-løsning er bedre end de analyser og det forarbejde, den bygger på. Det betyder, at eksisterende arbejdsgange og administrative rutiner skal finpudses og andre ønsker og behov beskrives. Først herefter opbygges det samlede resultat i it-løsningen. 42011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=5http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=552011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=6http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=6Styrk sammenhængen med Administrativ Styring Gevinsten ved at indføre det nye Administrativ Styring er synlig på en række niveauer i organisationen såvel centralt som decentralt. Især på administrativt chefniveau i kommunen rummer Administrativ Styring som ledelsesværktøj en række strategiske nytteværdier, der forplanter sig ud i alle kroge af den kommunale virksomhed. Først og fremmest gør systemet det muligt at hente vitale ledelsesinformationer på tværs af den organisatoriske struktur. Der kan hentes troværdige informationer til centralt og decentralt niveau og dermed tilvejebringes et kvalificeret styrings- og beslutningsgrundlag. Mere kvalitet Ved at trimme organisationen, digitalisere rutinerne og forkorte arbejdsgangene bidrager Administrativ Styring til at flere menneskelige ressourcer bliver tilgængelige. De kan bruges til at yde bedre service internt og eksternt – og dermed skabe endnu mere kvalitet i det offentlige servicetilbud. Med Administrativ Styring kan kommunerne dokumentere de opnåede resultater – uanset om det gælder omfang, kvalitet eller omkostninger ved den leverede service. Systemet gør det muligt at leve op til de ambitiøse krav fra interessenter som fx brugere, borgere, staten eller kommunalpolitikere. Lev dig ind i rollen Med rollebaseret indgang får brugeren kun èn samlet indgang til systemet. Denne indgang er rollebaseret, og rollen designes og matcher brugerens profil som f. eks en skoleleder. Dermed har brugeren kun adgang til de data der er relevante og som brugeren sikkerhedsmæssigt er autoriseret til. Brugeren møder en enkel brugergrænseflade, som er let at navigere i. Samtidig understøtter løsningen den decentrale leders ansvar og opgaver omkring økonomi, personale, indkøb osv. Det sker via automatiske workflows og effektiv processtyring i afdelinger og institutioner. Administrativ Styring skaber gennemsigtighed, fleksibilitet og bedre tid til styring. Mængden af manuelle arbejdsgange mindskes, valid økonomisk information er tilgængelig, ansvaret kan decentraliseres og beslutningsgrundlaget stammer fra ét fælles sammenhængende datagrundlag. For at realisere nytteværdierne i fuld skala er det afgørende med en grundigt planlagt implementering, der bygger på et forudgående strategiafklaringsarbejde. KMD har ikke bare stor indsigt i den offentlige virksomhed. Vi har også etableret en faseopdelt forretningsmodel, der sikrer et målrettet, individuelt og smidigt procesforløb til netop din organisation. Administrativ Styring består af fire fokusområder: _Økonomi løsninger indenfor budgetlægning, budgetopfølgning, likviditetsstyring, finansiel styring og regnskab _Løn og Personale løsninger inden for løn og HR _Indkøb og Logistik løsninger inden for indkøbsstyring, lagerstyring og bilag/ fakturabehandling, hjælpemidler og E-handel _Projekt og Ressource løsninger inden for tid, ressourcestyring, projektstyring og kontraktstyring 62011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=7http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=7Administrativ Styring – En del af KMD Opus - det første integrerede virksomhedssystem til kommunerne. 72011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=8http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=8Design en ny digital organisation Hos KMD taler vi om den fuldt integrerede digitale organisation. I den kan langt de fleste arbejdsopgaver forenkles og automatiseres i kraft af effektive it-systemer. Barrieren er ofte indgroede vaner og en travl hverdag hos ledelse og medarbejdere. Kravet om digitalisering og øget effektivisering gør det nødvendigt at få sparring udefra tidligt i processen. Her kommer KMD ind i billedet med sin mangeårige erfaring med både it og kommunale organisationer. Vi hjælper med at udvikle det indviklede på baggrund af en dyb indsigt i den kommunale virksomhed. For at få fuldt udbytte af effektiviseringspotentialet skal der lægges en strategi for kommunens samlede behov. Der skal tænkes i helheder frem for enkeltløsninger. Derfor starter vi procesforløbet med et grundigt strategiarbejde, der fastlægger fordelene ved at bryde med eksisterende arbejdsmønstre. Sammen med den øverste ledelse og nøglemedarbejdere skaber vi overblik over visioner, gevinster, barrierer og prioriterede indsatsområder. Hos KMD har vi en velafprøvet køreplan med bl.a. visionsseminarer, dybdeinterviews og afklarende møder i denne indledende strategifase. Nøgleordet er kritisk refleksion. Det er sundt at tage ”en tur i helikopteren”, opleve arbejdsprocesserne fra nye indfaldsvinkler og gennemtænke den kommunale organisation med kritiske briller. Ofte kan der arbejdes mere optimalt og frigøres flere ressourcer. I det hele taget bliver KMD’s forretningsmodel med strategi, it-understøttelse og implementering en øjenåbner for en række organisatoriske forbedringer, nye effektive arbejdsmønstre og et markant internt commitment. Det viser vores erfaringer ude fra de danske kommuner. KMD opererer aldrig med hyldevarer. Ethvert projekt bliver skræddersyet til den enkelte kommunale organisationsstruktur og fremtidige udfordringer – altid med et konstruktivt, kompetent og kritisk modspil fra KMD’s managementkonsulenter og rådgivere, der gerne taler uden omsvøb. ”Systemet skulle passe til vores virkelighed, så det både understøtter en decentral struktur og samtidig giver mulighed for en central styring, og derfor valgte vi Administrativ Styring fra KMD”. Rie Perry, tidl. Vicekommunaldirektør Bornholms Kommune (nu ansat som udviklingsdirektør i Slagelse Kommune) 82011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=9http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=992011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=10http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=10Tag tre trin i dit forandringsprojekt Kort fortalt gennemløber ethvert forandringsprojekt inden for administrativ styring tre trin, som til sammen giver en helhedsorienteret indfaldsvinkel; strategi, it-understøttelse og implementering. De enkelte trin i projektet tilpasses individuelle forhold, men indeholder alle følgende nøglepunkter: Strategi I strategifasen beskrives det overordnede formål med projektet, den nuværende situation analyseres og de strategiske mål bliver defineret. Med afsæt i kommunens strategi kortlægges visioner, gevinstpotentiale, barrierer og de vigtigste indsatsområder. Sammen med vores managementkonsulenter inddrager vi topledelse, økonomiledelse og linjeledere i seminarer, møder og workshops, der udmønter sig i en række målsætninger for den administative styring. Her kan KMD være med til at effektivisere og forbedre de organisatoriske forhold, der gennem samarbejdet mellem kunden og KMD, viser sig at kunne optimeres. It-understøttelse Med gennemtænkt it-understøttelse imødekommer KMD de behov for forandringer, der afdækkes under strategiarbejdet. KMD kortlægger de systemmæssige krav, it-arkitekturen og de eksisterende platforme i relation til det, der senere skal implementeres. KMD opererer med åbne standarder og SAP’s anerkendte ERP-platform i KMD’s løsning til Administrativ Styring. Det betyder en sammenhængende it-understøttelse, der binder dataflow sammen på tværs af de administrative arbejdsprocesser, skaber det fornødne overblik og effektiviserer alle forretningsgange i organisationen. Implementering Allerede i det indledende forløb udarbejder KMD en detaljeret projektplan, så projektet bliver implementeret med succes i organisationen – såvel teknisk som menneskeligt. Takket være vores erfaringer med hidtidige implementeringsforløb omkring Administrativ Styring og vores certificerede projektmodel kan vi lægge en realistisk implementeringsplan, der takler udfordringerne på en hensigtsmæssig måde. Køreplanen viser, hvordan KMD’s forskellige specialister supplerer hinanden og samarbejder med relevante nøglemedarbejdere hos kunden i hele projektforløbet – med entydig kommunikation og klar rollefordeling undervejs. Resultatet er en effektiv ”kick-off” på løsningen, en tydelig realisering af strategien og en læringsproces hos medarbejderne. Det giver i sidste ende en bedre kvalitet i den offentlige service. Alle har behov for at vide, hvordan ændringerne skal foregå. Men det er mindst lige så vigtigt at kommunikere, hvorfor de skal foregå. Simon Schøler Manager, KMD 102011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=11http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=11112011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=12http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=12Case: Strategi med KMD i Albertslund Kommune Ambitiøse strategier bag administrativ styring De tænker stort i Albertslund Kommune. I kommunen på den københavnske vestegn, der bl.a. er kendt for sin nytænkende byplanlægning med bilfri zoner i centrum, er der kommet fokus på nye strategier bag den administrative styring. Nøgleordet er effektivisering og optimering af den administrative styring. Målet er at frigøre ressourcer til udvikling, vækst og fremdrift – og i øvrigt profilere kommunen på en mere positiv måde over for omverdenen. KMD har hjulpet processen på vej i Albertslund. Tidligt erkendte kommunens topfolk, at administrativ styring er en særdeles kompleks størrelse, som kræver et helhedsorienteret syn på styringen, der forgrener sig til alle organisatoriske niveauer – bl.a. med decentrale ledelsesopgaver. Derfor blev KMD inddraget tidligt i forløbet fra analyse, tilrettelæggelse og udførelse af forandringsprocessen. KMD har været strategisk sparringspartner og facilitator, hvor visioner, nytteværdier, mål og gevinster blev kortlagt og flettet ind i omfattende projektplaner og veldefinerede implementeringsforløb. Der blev afholdt interviewrunder, visionsseminar og projektgruppemøder, hvor involverede personer på både ledelses- og medarbejderniveau har medvirket med værdifuldt input til det videre projektforløb og ikke mindst de basale tanker omkring styringen. Blandt årsagerne til at Albertslund Kommune valgte KMD som leverandør på projekterne var den lige vej fra projektering, over opsætning/effektivisering, til uddannelse/drift og endelig opfølgning. Det faseopdelte forløb og den systematiske tilgang til så omfattende et projektforløb var et afgørende punkt for de kommunale beslutningstagere – også for kommunaldirektør Bo Rasmussen i Albertslund Kommune. Han fortæller: ”Vi ved, at KMD kan leve op til de ambitiøse målsætninger, vi har lagt ind i projektet. Så der ligger et kraftigt lag af tillid i det her. Vi har udfordret KMD og stillet en projektorganisation til rådighed. Vi forventer også, at KMD stiller med en lige så professionel organisation på deres side. Vi gør hinanden ansvarlige for at nå i mål på en god måde”. Målene i Albertslund Kommune ER høje. Ledelsen i kommunen satser stort med et flerårigt styringsprojekt, der griber ind i hele organisationen og blandt alle 3.000 medarbejdere. Faktisk er der tale om et opgør med fortidens snævre ”bogholder”-filosofi og silotænkning: ”Vi taler her om et paradigmeskifte, fordi vi prøver at løfte os ind i en anden verden. Vi prøver at fokusere meget mere på styringsdelen og meget mindre på finansiel økonomistyring. Generelt skal der komme bedre styring ud af det. Vi skal vide mere om, hvad vi producerer, hvilke ressourcer der kræves for at producere det og have et vidensgrundlag for at justere på de ting, vi arbejder med. Vi skal fokusere en del på ledelsesinformation”, fortæller kommunaldirektør Bo Rasmussen fra Albertslund. Fordele for Albertslund Kommune: _Tydeligere strategier i organisationen _Koblet politiske visioner direkte ind i økonomistyringen _Bedre overblik over ressourceforbruget _Fokus på central og decentral ledelse _Gensidigt udviklingsprojekt med KMD _Udvikling af kompetencerne hos kommunens medarbejdere _Større effektivisering af administrative arbejdsopgaver _Synergieffekter ved tværgående samarbejde 122011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=13http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=13Bo Rasmussen Kommunaldirektør, Albertslund Kommune 132011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=14http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=14Case: Implementering med KMD i Nordfyns Kommune Mere effektiv administration med løn og økonomi i samme system I Nordfyns Kommune, der består af de tidligere kommuner Bogense, Otterup og Søndersø, er KMD færdige med at implementere Administrativ Styring. Ved kommunesammenlægningen valgte kommunen at skifte til et nyt, samlet økonomisystem og som pilotkommune har Nordfyn været med til at identificere en række børnesygdomme. De er nu kureret, og kommunen gør sig klar til at høste de langsigtede fordele. “Først og fremmest er det nemt og brugervenligt for den enkelte leder at skabe økonomisk overblik over sine konti. Men vi kører også ressourcestyring ind over systemet. I øjeblikket bruger vi det til at få overblik over, hvordan vi benytter vores ressourcer inden for teknik og miljø, men vi har planer om at udvide det til andre områder”, fortæller økonomichef Gitte Clemmesen fra Nordfyns Kommune. Hun fortsætter: “Systemet er mere processtyret end vi er vant til i den kommunale verden, fordi kontoplanen er bygget op i forhold til organisationen. Det betyder, at du skal have styr på din organisation og styr på, hvordan du opretter medarbejdere og får dem tilknyttet de rigtige organisatoriske enheder. Normalt har du din organisation tilknyttet løn- og HR-systemet, men her får de systemer sammenhængende datagrundlag med økonomisystemet og er gensidigt afhængige”. I Nordfyns Kommune har KMD været en aktiv medspiller i processen og bidraget med workshops, møder og konsulentbistand. Det har krævet mange interne ressourcer og påvirket mange mennesker i organisationen. “Ingen tvivl om, at det har været en stor proces. Man må ikke underkende, hvad det koster af ressourcer at skifte økonomisystem, fordi det involverer hele organisationen – man opdager, hvor mange brugere man egentlig har. Det kræver også en investering fra politikerne, for der vil være en periode, hvor man ikke kan servicere optimalt med at trække alle ønskelige rapporter ud”, slutter Gitte Clemmesen. Fordele for Nordfyns Kommune: _Løn og økonomi i samme system _Mere detaljeret kontoplan _Mere detaljerede lønoplysninger _Bedre økonomistyring _Bedre overblik over konti for de enkelte ledere _Organisation og it-systemer passer sammen _Overblik over ressourcestyring _Hjælp til takstberegninger _Effektivisering af arbejdsgange 142011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=15http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=15Gitte Clemmesen Økonomichef, Nordfyns Kommune 152011-02-10T18:26:53+01:00http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=16http://parno1.ipapercms.dk/KMD/ASKonceptbrochure/?Page=16Kontakt os Hos KMD tilbyder vi altid en første og uforpligtende screening af de organisatoriske udfordringer – og mulighederne for at effektivisere ved at digitalisere. Kontakt KMD på telefon 4460 1000 eller din kundechef for nærmere information, hvis du ønsker et indledende møde snarest. KMD Telefon 4460 1000 www.kmd.dk KMD Lautrupparken 40-42 2750 Ballerup KMD Hørkær 18, 3 2730 Herlev KMD Niels Bohrs Allé 185 5220 Odense SØ KMD Dusager 18 8200 Århus N KMD Lauritzens Plads 1 9000 Aalborg Sapnr.: 2044202011-02-10T18:26:53+01:00